Access利用した情報システムの作成

大石 裕子  栢原 晶子  高橋 美樹

松本 俊春  吉村 奈緒美

(指導教員:藤井美知子)

 

1.はじめに…

Accessを利用した情報システムの作成をすることでゼミを進めてきた。前期は、テキストを参考にして請求書発行システムをシステムを構築し、リレーショナル型データベース管理システムであるAccessについて学習した。1)。後期は2つのグループに別れ『給与管理システム』と『自動車検索システム』の作成について取り組んだ。。

前期までで作成した請求書発行システムについてはVBAを使い、後期には、マクロの勉強を加えて利用者がより使いやすいように構築した。

 

  1. Access・VBAとマクロについて
  2.  Accessとは、データの管理や操作が簡単にできるように設計されたリレーショナル型データベースソフトであり、初心者でも簡単にデータベースが作成できるよう、様々なツールが用意されている。またVBAを搭載しているため、Accessに慣れてくると、自分でプログラムを開発することもできる。

     Accessを使用するだけで情報システムを構築することができるが、さらにVBAを使うことにより、利用しやすい情報システムを構築することができる。VBAはMicrosoft社が自社のアプリケーションソフトで利用できるように開発したプログラミング言語である。Accessに限らず、WordやExcel、PowerPointなどでも利用できるプログラミング言語である。

     

  3. 2.給与管理システム

 会社での社員の個人情報と給与に関する情報を管理するためのデータベースを考えた。対象とした情報は、氏名、住所、生年月日、性別、所属部署、役職、基本給与などである。主にフォームの作成に力を入れた。フォームとは、テーブルにデータを登録したり、検索結果を画面で確認したりするなど、対話形式でコンピュータの処理をするときに使用するものである。性別、部署名、役職名は、プルダウンメニューといって、あらかじめいくつかのデータを設定しておくと、そのデータの一覧が表示され、該当するデータをマウスを使って性格にデータ入力できるように考えた。下の図のように、[あ]というボタンを押すと…[あ]行の人データを表示させるためにマクロを作った。マクロとは「フォームを閉じる」など、分かりやすく表現された項目を選択していくだけで一通りの処理が作れるものである。例としてマクロ名を[あ]と設定しwhere条件式にふりがなLike[あ]から[お]にし、アクションにフィルタの実行と設定するとあとで社員の氏名を選択するときに役立つ。

 

 

図1 社員情報入力画面

3.自動車検索システム

 自動車に関する情報をまとめたデータベースを作成した。車種、メーカー、価格、駆動輪、定員などの項目から、欲しい自動車のデータを自由に検索できるように作成した。

まず、自動車に関する情報のテーブル(車情報・車種・メーカー・価格)を用意し、それをもとに検索できるようにした。データ検索には、フォームフィルタという機能を使った。レコードにフィルタを掛ける機能で、複数の抽出条件をすべて満たすレコードを検索することもでき、ある条件と別の条件の抽出条件のどちらか一方を満たすレコードを検索することもできる。そこで、車情報の入力フォームと検索用のフォームを作成し、フォームフィルタを使って、車の検索ができるようにした。下図が自動車検索結果の画面である。そして、この車検索フォーム、情報を入力するための車情報フォームを簡単に起動できるようにメニューフォームを作成した。また、検索した情報の印刷を実行するボタンも作成した。

 

図2 自動車検索結果画面

 

 4.《コンピューターサービス技能評価試験データーベース部門3級》について

3級試験の内容は、主としてクエリの問題である。例えば、このような問題を実際にAccessを動かして解く。クエリの問題が4問出題される。この問題では、テーブルが3つありそのテーブル間にリレーションを設定し、そして指示された情報を選択し結果画面に表示するために図のようなクエリを作成する。Accessを勉強される方は、受けてみられたらどうでしょうか?。

 

図3 試験問題画面

 5.終わりに…

ACCESSを利用した情報システムの作成について勉強し、VBAとマクロを使い利用者が使いやすいシステムを構築した。

 

参考文献

1)エクスメディア「Access 2000for Windows 基礎編」株式会社エクスメディア(1999)

2)長谷川 裕行/藤本 壱/大森 一郎/黒石 博明:「Access 95 Part3 システム構築編」(1997)